Es evidente que la vida cambió tras la llegada del Covid, y así como la vida en general tuvo un cambio, los negocios y la manera de interrelacionarnos, también lo tuvo. Si antes ya era metódica la preparación de un evento presencial, en la era post-C19 lo será tres veces más.
Para realizar un evento presencial exitoso en esta época, en el que no solo se lleve con éxito un mensaje, sino que todos los asistentes se sientan seguros, es necesario tomar en cuenta algunas normas básicas. A estas alturas de la pandemia queda claro que la seguridad y la salud personal debe prevalecer ante todas las cosas, y ese es el punto de partida de los eventos en la actualidad.
1. Identificar el tipo de evento y la cantidad de asistentes
Antes de hacer la convocatoria a un evento presencial, es importante que los organizadores determinen no sólo el lugar donde se realizará, sino muy específicamente la cantidad de personas que asistirá. Para saber cuántas personas en promedio irán a dicho evento, es necesario identificar el tipo de encuentro.
Poniendo las cosas en perspectiva, no tiene la misma concurrencia un concierto en un anfiteatro, que una conferencia de negocios en el salón de una institución. Este es el primer punto a tener claro. Una vez que se sepa qué tipo de mensaje se quiere transmitir y qué tipo de evento será necesario para transmitirlo, viene el siguiente paso y es la cantidad de asistentes.
En la era post-pandemia es preferible ser selectivos con la cantidad y la calidad de personas que asistirá a un evento en particular. Es importante cuidar la seguridad de todos, por lo que es importante establecer cantidades pequeñas de personas, así sea necesario dividir el evento en varias ponencias o en varios segmentos.
Una vez escogida la cantidad de personas, se necesita saber el lugar. Un consejo relevante es no escoger un lugar con un aforo similar al que se aspira según el evento. Otra cosa a tomar en cuenta es el tipo de espacio, si es cerrado o abierto
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Los eventos con pocas personas se pueden realizar en espacios cerrados si se cumplen con todas las normas de bioseguridad. En caso de ser un evento más grande, se recomienda utilizar espacios abiertos.
2. Manejar la posibilidad de “evento híbrido”
Si hay algo que nos enseñó el Covid, fue a trabajar haciendo uso de herramientas que nos conectan a través de internet. En la era post-covid no debemos abandonar estas herramientas a la hora de proponer eventos. Es importante que las empresas y los realizadores de eventos faciliten la posibilidad de llevarlos a cabo de forma híbrida.
Un evento híbrido es aquel que convoca a cierta cantidad de personas de forma presencial y a otra cantidad de personas más amplia, a conectarse a través de las redes. Haciendo uso de esta dualidad, se consigue llevar el mensaje a un número de personas más grande manteniendo siempre la responsabilidad en salubridad.
Si existe la posibilidad de realizar un evento híbrido, una de las áreas principales a no descuidar es la estabilidad de conexión. Las personas deben tener la seguridad de que se conectarán a través de una plataforma estable y sin riesgos de fallar en los momentos más importantes del evento.
3. Predominancia de la bioseguridad
Una vez en el evento, y esto es quizás lo más importante, se debe cuidar siempre la bioseguridad de los asistentes. Para organizar este tipo de eventos con gran éxito, es importante destacar que los participantes deben ubicarse con la debida distancia uno de otro.
Dentro del lugar del evento no puede faltar los respectivos elementos de bioseguridad tales como gel hidroalcohólico y por supuesto, mascarillas para cada persona. Las personas deben sentirse seguras en todo momento. Para lograr la máxima concentración del público asistente y llevar el evento a término exitoso, los participantes deben sentirse seguros en todo momento.
Si bien es cierto el volver a la “normalidad” puede resultar ahora hasta más difícil que el no tan lejano confinamiento, tampoco es imposible lograr la realización de un evento exitoso. Está claro que para lograr un buen evento presencial en esta era se deben contratar servicios especializados en esta área. Aún más en estas fechas, es imprescindible la ayuda de un profesional para elaborar una reunión o evento empresarial, cuando piense en esto, piense en Marketing Solutions Provider, el experto con más de 20 años de experiencia en realización de eventos y soluciones.
