Uno de los servicios en los que nos especializamos en Marketing Solutions Provider es la programación de todo tipo de eventos presenciales como conversatorios, conferencias y otros similares.
Además, nos encargamos de planificar workshops, webinars y otro tipo de eventos digitales. Pero, ¿tienes idea de cuál es el proceso que llevamos a cabo para poder hacer de tu evento una experiencia inolvidable? Te lo contamos.
1. Conceptualización y planificación
En un primer momento, en Marketing Solutions Provider hacemos una conceptualización de todas las tareas y actividades que vamos a llevar a cabo para lograr el objetivo con nuestro evento, ya sea online o presencial.
En esta etapa de conceptualización y planificación le damos a nuestros clientes una consultoría completa de las estrategias que podemos desarrollar para lograr el éxito del evento. También nos encargamos de hacer toda la planificación del evento, tanto con las herramientas que tenemos en el área interna como las que podemos explotar en el área externa.
Una vez que ya hemos desarrollado una idea básica de lo que queremos plantear en el evento en cuestión, es momento de coordinar un presupuesto razonable para llevar a cabo nuestras ideas.
Para tener este presupuesto lo más pronto posible, procuramos que nuestros clientes participen activamente en la planificación del evento, de esta manera sabemos qué quieren lograr y hasta qué punto se puede extender o reducir el presupuesto.
Después de esto desarrollamos la logística, creemos que la logística es uno de los aspectos clave para elaborar un evento de calidad, sobre todo si se trata de un evento presencial.
Cuando nos referimos a la logística, queremos hacer mención a todo lo que tiene que ver con seguridad, transporte, comodidad de los participantes, refrigerios, bebidas, es decir, todo lo necesario para que los invitados se sientan cómodos durante el tiempo que dure el evento.
También se refiere a la manipulación de los equipos, el área técnica, en resumen cada detalle debe estar previsto para que el evento se lleve a cabo con la mínima cantidad de errores. Y esta etapa de la planificación del evento es precisamente lo que hace que el evento se diferencie por su calidad y su éxito.
En caso de que se trate de un evento virtual, la logística es lograr que todas las herramientas tecnológicas a utilizar funcionen de manera óptima para evitar inconvenientes a la hora de presentar un material a los participantes del evento.
Hacer la agenda y comunicar a todos los participantes y oradores sobre los pormenores del evento también forma parte de este primer punto de desarrollo para lograr el éxito.
2. Ejecución y gestión de eventos
Ya que se ha logrado planificar todo lo concerniente al evento, es momento de llevarlo a cabo y hacer todo lo necesario para que quede lo mejor posible. Indiferentemente de sí se trata de un evento online o presencial, en la gestión de eventos es importante que el desarrollo de la actividad sea lo más organizado posible.
En este paso nos encargamos del registro de los asistentes y participantes. También nos encargamos de la dotación de todas las herramientas necesarias para que los organizadores del evento puedan llevar a cabo sus funciones durante la actividad.
Por supuesto que nos encargamos de estar al frente de los aspectos de producción y dirección del evento, ya sea presencial u online, siempre es necesario contar con un personal que se encargue de las cámaras, las luces, el sonido, todo lo necesario para que funcione a la perfección el desarrollo del evento.
En todo este proceso creemos que es fundamental integrar todo lo concerniente a las redes sociales, es por eso que nos encargamos también de esta área, para asegurarnos de que el evento esté cubierto en cuanto a su presencia en redes sociales y la interacción del público en dichas plataformas.
3. Seguimiento y monitoreo
En Marketing Solutions Provider creemos que un evento no termina después que se ha hecho. Creemos que el éxito de un evento radica en la atención que los organizadores y responsables del evento coloquen en saber las impresiones del público a través de la interacción directa con ellos.
Para ello, llevamos a cabo el servicio de monitoreo, entregando informes sobre los objetivos alcanzados y por supuesto, haciendo llegar a los asistentes un resumen detallado de todo lo conversado y visto en el evento.
También nos encargamos de informar a los responsables del evento, un esquema de resultados logrados según las metas trazadas al inicio de la experiencia. Es importante saber cuál es la evaluación post-evento, para poder tener una idea de cuáles son los aspectos a mejorar y cuáles son esos que no podemos dejar de ejercer.
Como puedes ver, la creación de un evento exitoso no es tan sencilla como parece, es por eso que creemos que la mejor manera de lograrlo es confiar la organización del evento solamente a los expertos.
Y en Marketing Solutions Provider tenemos a los profesionales más capacitados para llevar a cabo todas las actividades concernientes a ofrecer un evento inolvidable y de calidad.
