Hoy día, y con la llegada de la pandemia por coronavirus, los eventos virtuales se han vuelto más que populares. Elaborar un evento de esta magnitud no tiene que ser una tarea especialmente complicada, pero
tampoco es sencilla.
Los expertos en el ensamblaje de eventos virtuales nos han dejado claros algunos puntos que debemos conocer para que un evento virtual tenga éxito.
1. Elegir y desarrollar el tema a tratar
Antes de elaborar una conferencia o cualquier otro evento virtual, es necesario elegir muy bien el tema a tratar. Una vez que se haya elegido el tema, se deben desarrollar los contenidos de forma muy práctica y pedagógica.
Al momento de desarrollar el tema se debe tomar en cuenta tanto las necesidades del público como los objetivos que se quieren lograr con esta conferencia. Para saber qué espera el público, es importante que la empresa haga un estudio previo sobre lo que las personas esperan conseguir en la conferencia. También funciona explicar muy bien al público sobre todo lo que se conseguirá en el evento, para que puedan tomar la decisión de apuntarse o no a la conferencia.
2. Difundir la convocatoria al evento
Es importante saber que aquello que no se comunica, no se vende. En el momento de decidir hacer un evento virtual, ya sea público o privado, es necesario realizar la convocatoria para que las personas obtengan toda la información al respecto. Esta convocatoria se debe comunicar a través de las diferentes redes sociales y medios de comunicación disponibles, a fin de lograr receptividad por parte del público.
Para informar al público sobre todos los pormenores del evento, la empresa puede hacer uso de cualquier recurso audiovisual que tenga a mano, desde imágenes hasta videos y otros materiales similares. Es importante que en esta convocatoria la empresa incluya elementos interactivos, para lograr que las personas puedan comunicarse directamente con la empresa y aclarar todas las dudas antes de apuntarse al evento o conferencia virtual.
3. Escoger el software a utilizar en la conferencia
Elegir el programa por medio del cual se va a realizar la conferencia es realmente importante. Ya sea a través de Zoom, Google Meet, Vimeo o cualquier otro software de streaming, la calidad del evento debe ser óptima en todo momento.
Para asegurarse de tener un evento virtual perfecto, lo primero a tomar en cuenta es cuál de estos softwares ofrece la mejor calidad de reproducción, de video y de herramientas para mantener la comunicación con el público.
4. Establecer el momento de ponencia y preguntas
Todo proyecto virtual, evento o conferencia, requiere de momentos bien planificados. Antes de comenzar con la presentación de la conferencia, los ponentes deben informar a los participantes cuál será el momento de la ponencia, la duración y por supuesto cuándo será el momento de la ronda de preguntas.
Es importante que en las conferencias virtuales se les deje a los participantes un tiempo al final de la conferencia para que realicen todas las preguntas que tengan pendientes. Aclarar las dudas permitirá tener un feedback interesante sobre lo aprendido.
5. Realizar el feedback luego del evento
La realización de un evento virtual exitoso no termina con la propia presentación del evento. También es necesario tener un acompañamiento con los participantes del evento. Se debe enviar la grabación del evento lo antes posible.
Es importante que los organizadores del evento entiendan la importancia de enviar también un resumen bien explicativo de todo lo que ocurrió en la conferencia, puntualizando lo más importante de cada momento del evento. Contar con un feedback post-evento es realmente importante, saber si los participantes cumplieron sus expectativas o si faltó algo por cubrir.
Pero sobre todas las cosas, para tener éxito con un evento virtual, lo más importante es saber dejar el trabajo en manos de personas profesionales para hacer un buen trabajo. No cualquier persona tiene la capacidad de llevar al éxito a una conferencia de este tipo. Es necesario contar con una empresa responsable en organización de eventos online.
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