Un evento no es una actividad que pueda tomarse a la ligera, es por eso que es necesario escoger profesionales con experiencia en el área, que estén familiarizados con las estrategias y herramientas necesarias para que el evento sea bien recibido por el público. En Marketing Solutions Provider sabemos esto, por eso te ofrecemos servicios de manos de profesionales y expertos en el área.
Antes de hacer un evento potencialmente exitoso, es importante tomar en cuenta algunos aspectos que te van a ayudar a que los objetivos se cumplan y sobre todo, tu público esté tan contento como tú con la presentación del proyecto final.
1. Tener especial cuidado en la escogencia de los contenidos según el público
Una de las primeras cosas que un creador y organizador de eventos tiene que analizar es la calidad, cantidad y el tipo de contenidos que va a desarrollar para el público objetivo. En este sentido, una de las principales cosas a determinar es a quién va dirigida la información que se ofrecerá en el evento.
Después de saber cuál es tu público objetivo, necesitas enfocar tu contenido hacia ese tipo de público. En este punto es importante reconocer que la misma información puede llegar de formas diferentes a cada persona o a cada grupo de personas, así que es importante segmentar el público para saber cómo comunicar dentro del evento.
Un contenido que esté alejado de la realidad o desconectado de los intereses del público, o que bien, no esté lo suficientemente explicado como para que llegue el mensaje, es un contenido que no va a tener buena receptividad en el público objetivo, y por ende, el evento no tendrá éxito.
2. Ajustar la delegación de responsabilidades a personas competentes para ello
Es importante saber que cuando se elabora un evento, no se puede dejar la responsabilidad sobre los hombros de una sola persona, así que es importante delegar el trabajo para que las cargas estén mejor distribuidas y se pueda lograr un evento de calidad.
Pero luego está la capacidad para conseguir personas que tengan las capacidades, los conocimientos y las herramientas necesarias para hacerse cargo de las actividades que les competen. En este sentido, el encargado de distribuir las tareas, necesitará entender la importancia de escoger personas capacitadas y competentes para cada actividad.
Obviamente, si una persona no es competente para llevar a cabo una actividad, tiene más probabilidades de fracasar que otra persona que tenga los conocimientos y la capacidad para hacer esa labor.
3. Pensar en la comodidad de los asistentes en eventos virtuales y presenciales
Ya sea que se trate de un evento virtual o presencial, es importante que los asistentes se sientan cómodos con el evento en el que están participando. En el caso de que sea presencial, es de vital importancia cuidar los detalles del catering, los asientos y los tiempos de descanso entre sesiones.
En el caso de los eventos virtuales, también se tienen que tener en consideración los tiempos de descanso entre sesiones y sobre todo ofrecer un ambiente virtual acogedor, sin interrupciones por factores externos ni internos. También es importante ofrecer presentaciones amigables para que todos los asistentes puedan asimilar la información que quieres brindar.
La comodidad de los asistentes es una de las más importantes características a tomar en cuenta cuando se piensa en hacer un evento. De hecho, si los asistentes se sienten a gusto, atendidos y cómodos durante la actividad, hay más probabilidades de que quieran volver a estar presentes en un evento que propongas en el futuro.
4. Incluir los imprevistos dentro del presupuesto
Los imprevistos se llaman así porque se supone que son eventos que no se esperaba que ocurrieran, y por ende, te toman por sorpresa, indiferentemente de cuál sea la situación. Sin embargo, si hay algo que tienes que tomar en cuenta para elaborar un evento, es la posibilidad de que ocurran imprevistos.
Aunque son eventos que no se pueden predecir, sí que tienen que estar previstos dentro del presupuesto del evento. Supongamos que ya tienes todo listo para tu evento y de pronto algo pasó con el sonido y ya no se puede escuchar lo que quieres comunicar. Te das cuenta de que uno de los micrófonos está dañado y tienes que cambiarlo.
¿Estaba esto incluido en el presupuesto? Pues, no esperabas que se dañara un micrófono, pero en el presupuesto debiste incluir una cantidad de dinero para eventualidades, así que, aunque te haya tomado por sorpresa, ese percance no va a alterar tu evento. Allí se refleja claramente la importancia de tomar en cuenta los percances dentro de la elaboración del presupuesto.
5. Hacer del evento un espacio creativo y fuera del lugar común
Es necesario cuidar el espacio en el que vas a ofrecer el evento. Ya sea que se trate de un evento físico o virtual, el espacio siempre es vital para que el público se sienta inspirado y sobre todo seguro de que asistir al evento fue la mejor decisión que tomaron.
En ese sentido, la creatividad siempre debe ser un punto importante a cuidar, no solo por la calidad con la que salga el trabajo, sino también por lo que esto significa para los asistentes. Nadie quiere asistir a un evento donde se cae en el mismo lugar común de otros eventos de su especie.
Para conseguir un evento creativo, único e impresionante para el público, lo primero que debes hacer es preguntarte qué es lo que a tu público le gustaría ver y cómo les gustaría verlo.
6. Asegurarse de que todos los asistentes tengan las coordenadas para asistir
Parece obvio, pero si hay algo que es importante cuidar con detenimiento antes de comenzar el evento, son las coordenadas que le permitirán a tus participantes estar presentes en el evento. En caso de que sea un evento presencial, es vital que tengan la información correcta sobre el lugar, el código de vestimenta, el parking si es que aplica, y otros puntos importantes al respecto.
Si se trata de un evento virtual, es necesario repasar una y otra vez que todos los asistentes tengan el link para unirse a la conferencia. Además, la hora es otro de los puntos importantes a destacar en cuanto a los eventos virtuales, porque es importante revisar una y otra vez que cada participante tenga conocimiento de la hora a la que debería asistir de acuerdo a su ubicación en el mundo.
Marketing Solutions Provider está muy consciente de que cuidar los detalles de principio a fin es la fórmula para conseguir el éxito en cada uno de los eventos que organizamos. Es por eso que contamos con profesionales que están a la vanguardia en organización de eventos y que nunca dejarían pasar aspectos tan importantes como los que te describimos.
