Aunque no lo creas, el después del evento es tan importante como el evento en sí. Cuando haces un evento, necesitas recibir una opinión por parte de quienes participaron en el evento, para saber qué tal estuvo y si se cumplieron los objetivos de este evento.
De no recibir esta información, no podrías calcular con certeza el éxito de este evento, eso lo saben los expertos en marketing en eventos online y presenciales, es por eso que en Marketing Solutions Provider nos tomamos tan en serio la evaluación de los resultados.
Podrías mejorar las formas de comunicación interna
Una vez que haces un evento, una de las primeras cosas que tienes que evaluar sobre cómo quedó al final y sobre los objetivos cumplidos, es la fluidez de la comunicación dentro del equipo. Todas las personas que participaron a lo interno para que el evento pudiera darse de forma ideal, deberían evaluar en qué acertaron y en qué fallaron.
Este análisis en retrospectiva generalmente viene dado en una reunión post-evento en la que se reúnen todos los responsables del evento, para determinar cuáles son los errores que no se deberían volver a cometer en un próximo evento.
Es posible hacer una evaluación para proveedores de cara al futuro
Probablemente, los proveedores que utilices para suplir las necesidades de determinado evento, puede que cumplan con las expectativas de un evento siguiente, pero es posible que esto no siempre pase.
Sabiendo esto, la evaluación posterior al evento es para constatar que se hayan tomado las medidas necesarias para lograr una satisfactoria experiencia con la elección de los proveedores. En caso contrario, esta evaluación servirá para corregir dichos errores.
Tendrás una mejor conexión con tu público objetivo
Esta es de las ventajas más importantes, y es que cuando tienes una buena retroalimentación de lo que tu público piensa del evento que ofreciste, es más fácil conectar con ellos para eventos posteriores.
En este punto puedes valerte de algunas herramientas que te van a ayudar a saber las inquietudes y las percepciones de los clientes. La herramienta más popular en estos casos, es emitir encuestas que te permitan conocer con exactitud el nivel de satisfacción o insatisfacción de los asistentes.
No tengas miedo a la respuesta del público. Ya sea positiva o negativa, esta es la respuesta que te ayudará a seguir por el camino por el que vas, o por el contrario, te hará reflexionar sobre los aspectos que debes cambiar para la presentación del siguiente evento.
Aseguras más participantes para el siguiente evento
La disposición a hacer un trabajo bien hecho siempre se nota, y aunque no lo creas, los participantes de tus eventos son conscientes de ello, es por eso que mirar en retrospectiva todo lo que ocurrió en el evento, te dejará la posibilidad de atraer a más personas al siguiente.
Por otro lado, si los asistentes se sienten acompañados a lo largo del proceso del evento, desde antes e incluso después de terminado, es probable que quieran participar en un posible evento posterior, e incluso hay más probabilidades de que quieran invitar a otras personas a participar.
Te permite tener un registro de todos los errores y aciertos
Es vital tener un registro claro de todas las cosas que hiciste durante el evento, y desglosar cuáles fueron las que tuvieron éxito y cuáles no. Al hacer esto, estás permitiendo que tu siguiente evento ya tenga un precedente y se pueda medir y determinar de una forma subjetiva, si este tendrá éxito o no.
Ningún evento debería dejar de tener un análisis posterior, y mucho menos, no registrar los resultados obtenidos. Este registro puede ayudarte considerablemente en el futuro, a la hora de escoger todo lo necesario para ensamblar un nuevo evento.
Es importante dar las gracias
Cuando eres agradecido con tus participantes, con el cliente, con los proveedores y con todos los responsables de que el evento se haya llevado a cabo de la mejor manera, estás asegurando que los siguientes eventos que realices tengan el mismo o más éxitos que el que acabas de concluir.
Es importante no dejar pasar demasiado tiempo para dar las gracias. Obviamente, cuando el evento finaliza tienes que agradecer a todos los partícipes de ello, sin embargo, es importante que al momento de enviar la retroalimentación, puedas volver a agradecer por las experiencias vividas durante el evento.
Es vital que estos agradecimientos vayan dirigidos a la confianza depositada en el evento por parte de los asistentes y participantes. Esta es una de las mejores formas de conectar con las personas y asegurar un próximo encuentro satisfactorio y productivo.
Recapitulando
En general, la evaluación de los resultados en todo proceso creativo es importante, y en el caso de los eventos lo es aún más porque te permite conocer el impacto que este pudo llegar a tener en el público objetivo, así como también es una excelente herramienta para saber cuáles son los cambios a implementar en la estrategia de organización de eventos.
Y algo que es necesario resaltar es que este tipo de evaluaciones no solamente benefician al cliente que quiere comunicar el mensaje, sino también a las personas que participan en la organización del proyecto, porque es una forma de conocer qué es lo que se está haciendo mal y qué se está haciendo bien.
En Marketing Solutions Provider entendemos la importancia de tener este tipo de reuniones post-evento para lograr una sinergia en el trabajo, es por eso que solemos hacer un análisis exhaustivo de las experiencias vividas en cada evento para corregir o ratificar métodos de trabajo.
